Statut i regulamin klubu to dwa różne dokumenty, choć często się je myli. Statut to formalny dokument założycielski — zgłaszasz go do rejestracji (u starosty dla UKS, w KRS dla stowarzyszenia) i zmieniasz go tylko uchwałą walnego zebrania. Regulamin to dokument wewnętrzny — określa codzienne zasady funkcjonowania klubu dla zawodników i rodziców, a zarząd może go aktualizować znacznie swobodniej. To właśnie regulamin klubu jest tematem tego artykułu.
Po co w ogóle spisywać regulamin
Bez spisanych zasad każda rozmowa o składce, rezygnacji w trakcie sezonu czy zdjęciu z meczu na stronie klubu staje się indywidualnymi negocjacjami. Regulamin, który rodzic podpisuje przy zapisie dziecka, rozwiązuje większość takich sytuacji, zanim się pojawią.
Co powinien zawierać regulamin klubu
1. Zasady członkostwa
Kto może zostać członkiem/zawodnikiem, jak wygląda zapis, czy jest okres próbny, jak wygląda rezygnacja (np. wymagany miesiąc wypowiedzenia — istotne dla planowania budżetu klubu).
2. Składki
Wysokość, termin płatności, co się dzieje przy zaległości, czy są zniżki (rodzeństwo, sytuacja rodzinna). Warto jasno napisać, czy składka obejmuje udział w zawodach, czy to osobny koszt.
3. Prawa i obowiązki zawodnika/rodzica
Punktualność, sprzęt sportowy, zachowanie na treningu i podczas wyjazdów, obecność na zawodach reprezentujących klub.
4. Dane osobowe i wizerunek
To punkt, który najczęściej jest zrobiony niepoprawnie. Zgoda na przetwarzanie danych i osobna zgoda na wykorzystanie wizerunku (zdjęcia, filmy na stronie/social media) — to muszą być dwie odrębne zgody, a udział w zajęciach nie może być uzależniony od zgody na publikację zdjęć. Więcej w artykule o RODO w klubie tenisa stołowego.
5. Zasady bezpieczeństwa i odpowiedzialności
Kto odpowiada za dziecko przed i po treningu, zasady dotyczące kontuzji i pierwszej pomocy, ubezpieczenie NNW (jeśli klub je zapewnia lub tego wymaga).
6. Sankcje
Co się dzieje przy naruszeniu regulaminu — od upomnienia po zawieszenie. Lepiej mieć to spisane wcześniej, niż improwizować w konkretnej, często konfliktowej sytuacji.
Czy regulamin faktycznie ktoś przeczytał i podpisał, czy tylko "wisi na tablicy"? Sam dokument nie chroni klubu — potwierdzenie zapoznania się z nim (podpis rodzica przy zapisie) już tak.
Jak to wdrożyć bez papierologii
Nie musi to być drukowany dokument z podpisem odręcznym — formularz zapisu online z checkboxem "zapoznałem się z regulaminem" i osobnym checkboxem na wizerunek działa równie dobrze, o ile masz gdzie przechowywać te potwierdzenia.
W profilu zawodnika w PNS możesz prowadzić notatki klubowe — dobre miejsce, żeby odnotować, że regulamin i zgoda na wizerunek zostały podpisane, zamiast trzymać to w osobnym arkuszu, który łatwo zgubić przy zmianie trenera czy sezonu.